審校英文論文校樣的重點和關鍵

目前，國際上的出版社不論大小，在英文科技期刊出版的運作中，均盡可能地加快出版速度，許多傳統的編輯加工程式已不在出版社內進行。但作者審讀文章校樣的程式並沒有變動或取消，大多數期刊均向作者免費發出校樣(PROOFS)，供作者檢查。經作者檢查過的校樣返回出版社後，經過排版公司對校樣的更正和必要的技術處理，文章才可以在網上發表。因為排版過程和出校樣的電腦化，作者審校的工作量比以往大幅度降低，而且速度成倍提高。通過電子信箱傳遞的電子校樣(PDF)不受地理和天氣狀況的影響，只需幾秒鐘便可傳遞到聯繫作者(CORRESPONDING AUTHOR)的手中，比以前的郵寄不知快了多少倍。但另一方面，正是由於這種變化，作者在審校過程中也有一些新的重點與內容需要留意。

首先需要注意的是聯繫作者電子信箱的變動。一旦有變，要及時通知出版社。這種變動既包括聯繫作者因個人單位調動而導致的位址改變，也包括單位內電腦網路系統的更新換代和單位更名而造成的電郵地址的變動。這個簡單的要求在英文論文發表過程中至關重要，因為只有電子信箱準確無誤，電子校樣才能順利地到達聯繫作者手中，否則很可能石沉大海，耽誤許多寶貴的時間。中國作者在地址有變動時，大多先與主編聯繫，再通過主編傳遞地址的改變，其實不妥。應該先告知出版社，或至少兩者同步進行。這樣可以保證出版社能及時掌握聯繫作者最新的聯繫位址，又可以避免資訊在由主編向出版社傳遞過程中造成的張冠李戴或延誤。電子信箱不僅關係到校樣的順利投遞，還直接影響到作者是否能得到免費或訂購的電子抽印本(ELECTRONIC OFFPRINTS)。目前，大多國際英文期刊的排版週期在4至6周之間，有的會更短。所以，如果文章送交出版社數周後仍沒有校樣的音訊，聯繫作者不妨主動與出版社聯繫，詢問校樣的下落。

其次是檢查校樣的重點。現在電腦化的排版系統很先進，校樣的絕大部分內容即是作者電子原稿(ELECTRONIC MANUSCRIPTS)的內容，拼寫錯誤已不多見。但在數學公式中，字母的黑體、斜體；特殊符號裏的希臘字母等，作者仍要仔細檢查。此外，圖表的順序和位置，彩圖的用色等也需在這個過程中由作者把關。如果原稿和電子版是彩圖，而印刷版是黑白圖，則圖注中涉及顏色的注解也要有相應的變動。對中國作者而言，審讀校樣時一定要重點把關的是自己的姓名拼寫。國際英文期刊的排版員與國內排版員不同，對中國人的名和姓瞭解很少，因此名和姓排錯的事時有發生。具體的細節在本系列有關中國作者姓名的文章中已有詳述(參閱博文“中國作者姓名在國際英文科技期刊中的正確表述”)，但這仍是中國作者容易忽略的地方，故再次強調。此外，如果聯繫作者的電話傳真和電子郵箱有變動，在校樣首頁的註腳裏應有相應的改動，給出最新的聯繫電話、傳真和電子郵箱。針對論文中科學內容的錯誤，審校時是絕好的更正機會。但對校樣中小的的語法錯誤，只要不影響讀者對論文內容的理解，筆者認為不必更改。比如定冠詞和不定冠詞的使用，對母語不是英語的作者總是個“坎兒”，在寫作時很容易用錯，但絕大部分情況下並不影響論文的內容，即英文雖然不是百分之百的正確，但不影響讀者對文章內容的理解。故而在審校階段，不必做太多改進。換言之，這樣的改進，更應該在審查原稿時做好，而不是在校樣階段。原則上講，校樣改動的範圍只能是排版過程中造成的錯誤，以及涉及文章科學內容的矯誤。對語言和文字的潤色是不恰當也是不允許的。但有些作者在接到校樣後，利用這個機會對文章進行大規模的改進，這種審校對科技文章而言已名不符實，和“終稿不終”一樣，只能給文章的發表帶來不必要的麻煩和延誤(參閱博文“英文論文的修改和終稿”)。

再次是表述校樣即更改內容的方式與數量。與傳統的郵寄校樣不同，改動電子校樣是以電子注明的形式進行的 (ANNOTATED PDF)。如果作者不熟悉這種新的修改校樣的手段，用列表的方式也是可以的。即以列表的方式，按頁碼、行數和需要改動的內容，依序注明所有需要改動的地方。這兩種方式的使用都 很普遍，但前者更先進，也更簡捷，關鍵是一定要使用正確。如果電子注明的校樣操作處理不當，會事與願違以至事倍功半。至於校樣改動的數量，文章之間差異很大。有的隻字不改，有的連圖帶表均有錯。如果因為排版公司的原因造成大量的錯誤，作者可以在發回校樣的復信中要求改正錯誤後再審校一次。如果二校樣(REVISED PROOFS)中的錯誤仍然很多，可以再要求看三校樣(SECOND REVISED PROOFS)，但這種情況比較少見。常見的是作者經主編或編輯部送到出版社的電子原稿有誤，不是終稿(FINAL VERSION)，而是初稿或終稿前的改進稿(ORINGINAL VERSION/REVISED VERSION)。如此排版公司排出的校樣勢必出入較大。在這種情況下，作者最好與出版社的出版編輯聯繫，說明情況並附上終稿。通過出版編輯的安排，排版公司會用作者新提供的終稿重新排版。作者再收到的校樣出入就很少了。另外需要注意的是出版社與校樣一同發給作者的“質疑表”(QUERY FORM)，該表的用途是確認文字編輯和排版過程中的改動是否恰當準確；若原稿有缺陷(如位址裏少郵編，圖表少注解等)，排版員會利用這個機會向作者提出質疑。所以，這個表作者不要忽略。對表中列出的所有問題要一一作答，並隨同校樣一起發回。部分國際英文刊物，編輯完成文字加工後，會在排版之前徵求作者的意見，如果作者當時沒有異議，則編輯加工後的稿件即是終稿，在審校時作者要以該稿為准查誤。

最後一環是校樣正確地返回出版社。該過程很簡單，但時有出錯，功虧一簣，失去了論文早日發表的機會。審校後的校樣不應該送回主編，而是要按出版社的要求發回指定的電子郵箱。該郵箱地址在出版社發給作者校樣的附信中都有明確的說明，作者只需照章辦事即可。不同的刊物，即使是由同一個出版社出版，因排版公司不同，寄回校樣的電子郵箱也會不一樣。作者不要自以為是，把校樣寄錯了地址。另外，經常有作者把校樣發到出版社的作者服務部(AUTHOR SUPPORT DEPARTMENT)，這些校樣雖然能轉到期刊編輯手裏，再通過編輯最終轉到排版公司，但要耽誤不少時間，不如作者按要求直接發到指定的電子郵箱快捷準確。最後值得強調的是作者應該避免“一校多返”，即對一篇校樣的更誤分幾次完成。其含義是作者應反復地閱讀校樣，發現所有的錯誤，最後歸納匯總在一份檔中一次發回出版社，而不是分成幾次。如此，排版員可按該檔將所有的錯誤更正過來，文章即可在網上發表，這中間通常只需要幾天的時間。相反，如果作者審稿後發回一份檔，過兩天甚至一個星期後再看一遍校樣，發現還有錯誤，又發出一份新的檔做補充，如此反復多次。結果是要麼文章在改校過程中延誤，推遲了文章的發表；要麼補充的更誤不能順利地改正，登陸網上的文章仍然有錯。如果錯誤嚴重，文章會被迫暫時下網，矯誤後再重新上網發表，這要耽誤更多的時間。而且這種矯誤有時因為時間或其他原因的限制不能進行，文章只能帶錯在印刷本上發表，然後作者再寫一篇勘誤的文章(ERRATA/CORRIGENDA)，登在以後的期刊上。由此可見，作者一次完成校樣的審定有多麼的重要。

校樣發回出版社後，還不等於完事大吉，作者最好時常登陸期刊的網站查看。如果校樣發出後很長時間，文章仍沒有在網上發表，很有可能是哪個環節出了故障。作者最好與出版社的作者服務部聯繫查詢，直到文章發表為止。總之，審定校樣是作者發表論文的重要步驟，不論是審校的速度還是品質，均直接影響到論文的發表速度和品質。